اکسیر سازمانی
مقدمه:
یکی از چالش‌های اصلی که در خانواده ها، سازمان ها و جوامع که وجود دارد، نبود اعتماد بین طرفین، یا افراد به همدیگر می باشد. به نظر من نبود اعتماد یکی از عوامل نابودی خانواده ها، سازمان‌هاوجوامع می باشد.
اما چرا موضوع به این مهمی مغفول مانده یا اگر تلاشی برای حفظ آن می شود، بی اثر است؟ برای اینکه به این موضوع مهم، پاسخ درست داده باشیم، ابتدا باید تعریف درستی از مفهوم اعتماد داشته باشیم تا بتوانیم به یک زبان مشترک برسیم تا شما هم اعتماد کنید که این مقاله به سوالات درون ذهن شما، پاسخ درست می دهد.
اعتماد چیست؟
اعتماد یک مفهوم فراگیر و چند وجهی است که در آن موضوعات روانشناسی و جامعه‌شناسی نقش تعیین کننده دارد. با در نظر گرفتن جمیع صاحبان نظر در این مبحث، می‌توان اعتماد را اعتقاد داشتن به دیگران دانست. این در حالی است که کسانی مانند چارلتون اعتقاد دارد: اعتماد عبارتست از وقتی که رهبران به کارکنان اعتقاد پیدا می‌کنند که کاری را درست انجام می دهند. در هر صورت اگر تعریف بالا را بپذیریم، به این نتیجه می رسیم که اعتماد یک فرایند پویا است و نه ایستا؛ و از همه مهمتر یک فرآیند زمان بر است.
با این مقدمه به ادامه بحث می‌رویم و به سوالات پاسخ می دهیم.
اعتماد دارای دو بعد اصلی می باشد: 1- بعد فردی و 2- بعد سازمانی.
الف) اعتماد در بعد فردی:
سوال - یک فرد یا یک مدیر قابل اعتماد، چه خصوصیاتی دارد؟
خصوصیت یک فرد یا مدیر قابل اعتماد را می‌توان به طور خلاصه در ۱۰ مورد زیر خلاصه کرد:
- فردی وظیفه شناس است. اول اینکه وظایف و ماموریت های خود را خوب می شناسد و در به سرانجام رساندن آن به شدت مقید می باشد.
- فردی مودب، و آداب و معاشرت با انسان‌ها را به خوبی می‌داند.
- ثبات رفتاری و کرداری، یکی از خصوصیات بارز او می باشد. یعنی اینکه شما با فردی روبرو می‌شوید که در رفتار و کردار، یک پایداری و پایبندی به گفته ها، مشاهده می کنید.
- فردی خوش فکر و مثبت نگر است. یعنی اینکه مشکلات و مسائل را به خوبی می‌شناسند. ولی در هر زمان با در نظر گرفتن شرایط، بهترین گزینه‌ها را توصیه می‌کند.
- فردی برون گرا و اجتماعی است و به شدت به ارتباطات اجتماعی و سرمایه اجتماعی تاکید دارد.
- فردی با شایستگی لازم فنی و دانشی می باشد. یعنی در حالی که با مهارت های ارتباطی آشنایی دارد، به مهارتهای تخصصی و فنی کار خود نیز اشراف دارد.
- رک و راست بودن یکی از خصوصیات بارز او می باشد.
- فردی انعطاف پذیر و موقعیت شناس می باشد. یعنی در عین حال که استوار است، در زمان های مناسب نیز انعطاف پذیری لازم را در تصمیم گیری دارد.
- به جای پرداختن به منافع فردی، منافع خود را در منافع جمع جستجو می کند.
- و آخرین ویژگی یک فرد قابل اعتماد راز دار بودن آن می باشد. فردی راز دار و امانت نگهداری می باشد.
حالا که ویژگی های یک فرد قابل اعتماد آشنا شدیم، به کارکردهای آن در سازمان می پردازیم.
ب) اعتماد در بعد سازمانی:
سوال - خصوصیات یک سازمان که سطح اعتماد عمومی آن پایین است، چگونه می باشد؟
برای پاسخ به این سوال ابتدا باید انواع اعتماد در سازمان یا به عبارت دیگر سطوح اعتماد در سازمانها را شناخت. سطوح اعتماد در سازمان ها به ترتیب به 3 دسته زیر تقسیم می شود:
سطح اول- بازدارندگی یا ترس:
این سطح مبتنی بر بازدارندگی یا به عبارت دیگر بر پایه ترس می باشد. این سطح، بیشترین مقدار را به خودش در سازمانها اختصاص داده است و سازمانی که این سطح را دارا می‌باشد، در پایین‌ترین میزان سطح اعتماد است. در این سطح، افراد فقط به خاطر نیازها یا شرایط خاصی، کنار همدیگر هستند. جنبه دستوری در آن وجود داشته و شما سطح همفکری و همکاری را در حداقل ممکن می بینید. شما در این سطح، مجازات کردن، اخطاردادن، تذکردادن، دستور دادن و از این قبیل موارد را به میزان بسیار بالایی مشاهده می‌کنید. در این سطح میزان وفاداری افراد، بسیار پایین می باشد.
سطح دوم- سطح آگاهی:
در این سطح، افراد سازمان به مدیر اعتماد نسبی داشته و این اعتماد ناشی از اعتماد در گذر زمان می باشد. علایمی که در این سطح مشاهده می کنید، 1_ پیش‌بینی‌پذیر بودن رفتارها در سازمان. 2_ هدفمند بودن. 3_ سیستم داشتن. 4_ افراد با آگاهی، اقدام به اعمال رفتار می‌کنند. 5_ اختیارات به صورت قابل ملاحظه ای، در سازمان توزیع شده است.
در این مرحله، با مدیران و صاحبان کسب و کاری روبرو می شوید که افراد توانایی هستند و روی خودشان و اعضای سازمان، سرمایه‌گذاری خوبی کرده‌اند و سطح رضایتمندی در حد متوسط به بالا می‌باشد و سطح وفاداری نیز در حد خوبی است.
سطح سوم- سطح شناسایی:
این سطح، بالاترین سطح اعتماد در سازمانها می باشد. در این سطح، چشم‌انداز سازمان با چشم انداز فردی کارکنان نزدیک بوده و یک رابطه عاطفی بین مدیر و اعضای سازمان وجود دارد. به عبارت دیگر سطح اعتماد، در حد رهبری سازمانی است. این سطح بسیار زمان بر است، ولی وقتی میوه های این درخت شروع به رسیدن می‌کند، اثرات فوق‌العاده‌ای به همراه دارد که عبارتند از 1_ همدلی 2_مشارکت 3_وفاداری 4_مسئولیت پذیری 5_خلاقیت می باشد. به عبارت بهتر اینکه کارکنان از زندگی در این سازمان احساس خوبی دارند. شادابی و نشاط در تک‌تک اعضای آن جاری می باشد.
حال با شناخت این سطوح اعتماد در سازمان ها، به پاسخ سوال می پردازیم:
۱۰ خصوصیت سازمان هایی با سطح اعتماد پایین را بیان کنید.
- بی انگیزگی
- شایعه‌پراکنی
- خبرچینی
- درگیری و تنش بالا
- بهره‌وری پایین
- ریزش نیروی انسانی
- ناامیدی
- دوباره کاری
- عدم مسئولیت پذیری
- خودخواهی
فرآیند اعتمادسازی در سازمانها به چه صورت، اتفاق می افتد؟
برای اینکه بدانیم فرآیند اعتمادسازی در سازمان ها چگونه شکل می گیرد، باید بدانیم به علت اینکه یک موضوع روانشناسی و جامعه‌شناسی است به شدت به رفتارهای فردی و شخصیت مدیر یا رهبر سازمان بستگی دارد. در واقع اگر مدیر یا رهبر سازمان مشروعیت لازم را دارا نباشد، به هیچ وجه توان ایجاد بالای سطح اعتماد در سازمان خود را ندارد. با این توضیحات، اگر بخواهیم مراحل اعتمادسازی را توضیح دهیم، به نظر بنده با توجه به سه دهه تجربه مدیریت، عبارت است از:
- داشتن شخصیت و توانایی و شایستگی فردی مدیر سازمان.
- فرهنگ سازمانی بر اساس سطوح تعریف شده سازمانی. در واقع ابتدا باید تشخیص داده شود وضعیت موجود سازمان از نظر سطح اعتماد در چه سطحی است و بر اساس آن اقدام به بهبود برای رشد به سطوح بالاتر کرد. به عبارت ساده‌تر شناخت سطح عمومی سازمان.
- توانمندسازی نیروی انسانی و داشتن یک استراتژی مشخص به منظور بالا بردن سطح عمومی فرهنگ سازمانی توسط واحد منابع انسانی شامل استفاده از ابزارهای آموزشی به صورت مستمر و هدفمند.
- ایجاد کانال های ارتباطی که افراد بتوانند نظرات و مسائل خود را در رابطه با اهداف سازمان و شغلی خود به راحتی در میان بگذارند.
- تشکیل کمیته‌های ارزیابی مداوم سطح اعتماد سازمانی بر اساس مدل‌های موجود.
- حضور اثربخش و همدلانه مدیر در میان همکاران نه فقط برای کار بلکه برای ایجاد فضایی بیشتر همدلی و دوستی.
- در اختیار داشتن اطلاعات به صورت تعریف شده برای افراد سازمانها در جهت همفکری در سطح مورد نظر.
- در نظر گرفتن یک اکوسیستم اعتمادسازی در سازمان که عبارت است از شناخت تمامی عوامل اثر گذار روی فرایند اعتماد در کارکنان و سازمان و داشتن یک برنامه مشخص برای درگیر کردن آن در فرآیند اعتمادسازی. مثلاً در نظر گرفتن اعضای خانواده کارکنان و خواستن نظر از آنها.
- داشتن یک سیستم ارزیابی مداوم عملکرد افراد و ارج نهادن به نیروهای انسانی ارزشمند.
- داشتن ارزش های سازمانی و پایبند بودن اعضا به آن در هر شرایط. مانند اینکه دروغ ممنوع می باشد.
نتیجه گیری:
بنده بعنوان کسی که در سطوح مختلف سازمانی و مدیریتی در سال‌ها تلاش خویش با این موضوع روبرو بوده‌ام، اعتماد را یک اکسیر سازمانی دانسته و اعتقاد دارم که خواستن آن باید ابتدا در مدیریت و بنیان گذار سازمان شکل بگیرد و تا وقتی این باور وجود نداشته باشد اصلاً این فرآیند اجرایی نخواهد شد پس اولین و مهمترین بخش در این پروسه از خود بنیانگذار و مدیر سازمان شروع می‌شود و بیشترین هزینه و نفر را هم برای او دارد
اعتماد یک موضوع چند وجهی است زمان بر است پویا است و ایستا نیست و مداوم با تعاملات بیرونی و درونی فرد و افراد در چالش می باشد.
اعتماد ندی است که باید به صورت مداوم تر و خشک کرد تا بزرگ شود یک سیستم ارزشی که با باورهای افراد درگیر می باشد و به شدت اعمال و رفتار مدیران را زیر ذره‌بین داشته و از آنها اثرگذاری دارد پس برای دستیابی به یک سازمان در بالاترین سطح اعتماد باید صبور بوده و ذره‌ذره بنای اعتماد را در گذر زمان با مشارکت هم دیگر ایجاد کرد و فراموش نکنیم اعتماد ایجاد آن زمان بر است ولی خرابکار دادن آن به سرعت انجام می پذیرد.
نویسنده : علی منتظرالظهور 1403
