نحوه ارتباط موثر در دیدارهای اولیه
مقدمه
در دنیای امروز با همه هجمه اطلاعاتی که وجود دارد و مرتب در رابطه با موضوع ارتباطات و انواع مختلف آن بحث می‌شود، مسئله ارتباط موثر در ملاقات های اولیه موضوعی بسیار حیاتی و مهم می باشد. اما چرا این موضوع مهم بوده و چگونه میتوان یک ارتباط اثرگذار را که پایه یک اعتماد بلندمدت می باشد، در ملاقات اولیه ایجاد نمود؟ چطور میتوان با فردی که نمیشناسیم در یک ملاقات اولیه ارتباطی موثر بر پایه اعتماد متقابل برقرار کنیم؟ چگونه می توان در اولین ملاقاتی که می‌تواند یک مذاکره کاری یا یک مصاحبه شغلی باشد ارتباط موثر برقرار کنیم؟ این قبیل سوالات ذهن همه ما را درگیر می کند من در این مقاله سعی می کنم این سوالات را تحت عنوان سه قفل ارتباط موثر پاسخ دهم
قفل اول :
پیام اولیه
این بخش از ارتباط نقش تعیین‌کننده دارد زیرا مخاطب در برخورد اولیه به میزان قابل ملاحظه‌ای به جمع‌بندی نحوه ارتباط می‌پردازد. بر اساس برخی از پژوهشهای روانشناختی حالت و سیمای فرد در ملاقات اولیه ۵۵% از پیام ملاقات را منتقل می کند. نوع لباس و نحوه پوشش، هماهنگی و هارمونی آنها همگی نقش موثری در ارتباط اولیه و برداشت مخاطب دارند، البته این نحوه پوشش بسته به فضای محل مذاکره متفاوت خواد بود،علاوه بر نوع پوشش و آراستگی آن، میزان گشادگی چهره فرد، آرایش و سیمای ظاهری فرد، بوی عطر یا ادکلن مورد استفاده، نحوه اصلاح صورت در مورد آقایان و وضعیت آرایش در مورد خانم ها بسیار مهم هستند. نکته حائز اهمیت در این رابطه این است که انسانها به دلیل ذهن قضاوت گرت خویش به طور عام در تلاش هستند در همان ابتدا پیش داوری خود را ثابت نموده و از برقراری ارتباط موثر پرهیز کنند. برای اینکه اهمیت این موضوع بیشتر مشخص شود یک خاطره بیان می کنم.
سالها پیش برای اجرای یک عملیات، به یکی از استان های کشور برای اولین بار سفر کردم. من از آن کارخانه شناخت درستی نداشته و مخاطبین خود را تنها در حد نام آنها می‌شناختم، این جلسه کاری بسیار تعیین‌کننده بود زیرا قرار بود برای اجرای یک عملیات با مشکلات فراوان تصمیم گیری شود. من بدون اینکه شرایط اولیه ارتباط را بدانم و بدون مقدمه از بدو ورود به آنها وارد بحث شدم، این در حالی بود که در آن منطقه رعایت آداب و رسومی مثل تعارف کردن بسیار اهمیت داشت در نتیجه باعث شد با یک پیش داوری زودهنگام از طرف آنان مواجه شود که تا پایان مذاکره باقی ماند و آنان نتوانستند با من ارتباط موثری برقرار کند.
پس در این مورد به خصوص علاوه بر نوع پوشش و ظاهر، رعایت آداب و رسوم و عادت های منطقه نیز اهمیت داشت. مثالی که من در این گونه موارد به کار می برم این است که انسان در اولین ملاقات با یک فردی ناشناس کرکره گوش ها و چشمهایش را شبیه کرکره مغازه ها پایین کشیده است، به علاوه اینکه سه قفل به آن بسته است، اگر فرد مخاطب نتواند این سه قفل را باز کند کرکره های اعتمادسازی بالا نرفته و در نتیجه موفق به برقراری یک ارتباط موثر نخواهد شد، حال اگر تمام موارد فوق رعایت شود قفل اول باز شده و بایستی مشغول باز کردن قفل دوم شویم.
قفل دوم :
سیگنال های کلامی
در این زمان با وجودی که قفل اول باز شده است مخاطب شما هنوز توجه کامل ندارد، این بخش مکمل قسمت قبل است که شامل نحوه گفتگو تعامل و شناخته روش ارتباط می باشد. در ابتدا شما باید بطور بسیار مختصر خود و توانایی تان را معرفی نموده و به سوالات قدرتمندی که در ذهن مخاطب ایجاد می شود قلاب بزنید. برای این کار شما باید قبل از حضور در جلسه سوالات احتمالی را حدس زده، و برای آنها علاوه بر پاسخ آیه مناسب در ذهن داشته و به طوری که بتوانید آنها را به اثبات رسانده و ثابت کنید با آن مشکل کاملاً آشنا هستید. این موضوع بسیار حائز اهمیت است، چرا که در بسیاری از موارد مراجعین با پرداختن به موضوعات حاشیه فراوان و تعارفات بی فایده، مخاطب خود را خسته و بی انگیزه می کنند
برای درک بیشتر این موضوع لازم است با سبک های ارتباطی آشنا بود، در این قسمت چهار سبک ارتباطی را از کتاب پیام نوشته مک کی به اختصار بیان می‌کنم، در این مدل بر اساس دو ویژگی برتری طلبی و میل به تعامل اجتماعی، انسانها به چهار گروه تقسیم می شوند، درباره نحوه برخورد با هر گروه تصمیم متفاوت خواهد بود.
الف) افراد پر هیجان یا هیجان زده
در برخورد با این افراد نبایستی شتاب به خرج دهید، بلکه بشدت بر روی یک رابطه موثر و خوب تاکید کرده و قبل از هر اقدامی این رابطه را به وجود آورید، نشان دهید شنیدن ایده ها، افکار، عقاید و علاقمندی های آنان برای شما نیز جذاب است. همچنین از ورود به جزئیات تا حد امکان پرهیز نموده و سعی کنید سرعت گفتگو را کند کنید.
ب) افراد هدایت گر
این افراد همان طوری که مشخص است تمایل کمی برای برقراری تمایلات اجتماعی داشته و به شدت برتری طلب هستند، لذا در برخورد با این گروه حرف های خود را به صورت کوتاه، مختصر و شفاف بیان کرده و از حاشیه رفتن بپرهیزید، همچنین نشان دهید که در تصمیم‌گیری قاطع بوده و سرعت لازم را دارید. سعی کنید مثال های واقعی بیان کرده و خود را برای پاسخ به سوالات احتمالی انان به صورت دقیق مختصر و قانع‌کننده آماده کنید. در رفتار خود نشان دهید که اعتماد به نفس بالایی دارید، این رفتار عبارتست از نشان دادن مهارت های خویش در مورد آن موضوع مشخص.
ج) افراد درون گرا
این گروه نیز تعاملات اجتماعی پایینی داشته اما میزان برتری طلبی آنان نیست کم می باشد. در برخورد با این گروه صریح بود و به سرعت به اصل مطلب بپردازید، در ارائه اطلاعات، دقیق و واقع گرا باشید و در پیامها به جزئیات بیشتر توجه کنید، همچنین سرعت گفتگو در این گروه باید کم و کند باشد.
د) افراد حمایت گر
در این گروه بالاترین تعامل اجتماعی وجود خواهد داشت و در عوض برتری طلبی در حداقل خواهد بود. در برخورد با این گروه به طور صادقانه میزان علاقه مندی خود را به او بیان کنید، در گوش دادن به خواسته ها و تحلیل های آنان صبور باشید از تحمیل افکار و حرف های خود به طرف مقابل پرهیز نمایید، به یاد داشته باشید اولویت اصلی شما ایجاد رابطه است. در این مرحله با توجه به شناخت دقیق فرد مخاطب خود می‌توانید برای برقراری یک ارتباط موثر اقدام کنید هم اکنون قفل دوم نیز باز شده است، مخاطب حرف های شما را می شنود ولی هنوز به آن گوش نمی دهد.
قفل سوم :
گوش دادن فعال
این بخش یک مرحله سرنوشت ساز است، شما باید بتوانید با گوش دادن فعال و موثر، قفل سوم را نیز باز کرده اکنون صدای باز شدن کرکره های گوش و چشم مخاطب را خواهید شنید. در این مرحله شما با برقراری یک ارتباط چشمی ما از سر و نگاه کردن به طرف مورد مذاکره خود باید تلاش کنید توجه کافی را به او القا کنید. یکی از خطاهایی که گاهی اتفاق می افتد آن است که هنگام گوش دادن به طرف مقابل خود همزمان در حال فکر کردن به پاسخ مورد نیاز و یا در حال او قضاوت او هستید، این موارد بسیار خطرناک است. برای رسیدن به شرایط مطلوب نکات زیر اهمیت دارد:
* بعد از صحبت طرف مقابل کمی سکوت کنید و سپس حرف بزنید، این سکوت باعث ایجاد احساس ارزشمندی در طرف مقابل شما می شود و مخاطب متوجه می‌شود که شما به حرفهای او گوش داده اید. در پایان این گفتگو، مخاطب زمان های توقف شما را در نظر نمی گیرد بلکه تنها پاسخ های شماست که در ذهن او باقی می ماند.
در ابتدای صحبت به شدت از انتقاد پرهیز کنید بسته کنید با بیان سوالات درست در مورد موضوع مطرح شده، میزان مهارت گوش دادن خود را نشان دهید.
در زمان گفتگو با استفاده از یک قلم نظرات مخاطب خود را یادداشت نمایید.
در حین یا پایان مذاکره، موضوعات مطرح شده را به طور خلاصه مرور نمایید نشان دهید که به طور موثر و فعال آنها را گوش داده اید.
در صورت امکان این جمله را بیان کنید که اجازه دهید من یک بار دیگر موضوعات مطرح شده را با شما در میان بگذارم و ببینم آیا درست برداشت کرده ام این نکته نشان می‌دهد که شما با توجه کامل به حرفهای او گوش کردید.
نتیجه گیری
شما برای موفقیت در مراحل ابتدایی یک مذاکره باید با سه قفل مهم و روش های بازکردن آن آشنا باشید، در غیر این صورت چیزی شنیده می شود ولی کسی چیزی گوش نداده است.(مانند کسی زمانی صحبت میکند ودر پایین این گفتگو فرد مقابل می گوید چی گفتی ) .
این سه قفل به طور خلاصه عبارتند از
قفل اول با میزان نقش آفرینی 55درصدی که با برقراری ارتباط سیمایی و ظاهری باز می گردد.(نقش خط شکن را دارد)
قفل دوم با 20درصد نقش آفرینی عبارت است از : برقراری ارتباط کلامی و گفتگویی باز می گردد.
قفل سوم با30درصد نقش آفرینی عبارت است از : نحوه گوش کردن باز می گردد.
نویسنده : علی منتظرالظهور
مراجع و منابع :
تجارب فردی
سایت متمم
کتاب ارتباط حرفه ای
کتاب چهارسبک ارتباطی از جان مکی
